Bahkan, kini jaminan kualitas ternyata tak hanya
berlaku untuk sebuah produk berbentuk fisik. Pelayanan jasa pun harus
menunjukkan kualitasnya, agar memuaskan pihak-pihak lain. Untuk itu, sejumlah
instansi mulai dari institusi pendidikan, lembaga pemerintahan, dan lain-lain sudah
mengenal dan menggunakan sistem manajemen mutu/kualitas. Tujuannya, agar
kinerja semua personel dan lembaganya secara keseluruhan dapat semakin baik.
Untuk menjamin kualitas, ada sejumlah standar
internasional yang dapat digunakan semua organisasi, baik itu organisasi profit
dan non profit, salah satunya ISO (International
Standard Organization) 9001:2008. ISO 9001:2008 merupakan sistem manajemen
mutu yang diakui secara internasional. ISO 9001:2008 banyak digunakan untuk
sertifikasi sistem manajemen mutu bagi perusahaan dan menyediakan
prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktivitas
rutin perusahaan yang bersangkutan.
Untuk mengimplementasikan sistem manajemen mutu,
perusahaan atau instansi harus mempunyai komitmen dan konsistensi dalam
menjalankannya. Sebab inilah tujuan dari pelaksanaan sistem manajemen mutu
dalam perusahaan atau instansi, membuat semua proses bisnis rutin di dalamnya
berjalan secara konsisten dan sesuai prosedur yang telah ditentukan. Imbasnya,
proses bisnis yang konsisten dan sesuai prosedur akan memberikan kepuasan bagi
konsumen.
Ada delapan prinsip manajemen pada ISO 9001:2008
yang dapat dimanfaatkan organisasi. Pertama, organisasi yang berfokus pada
pelanggan. Kedua, Kepemimpinan (leadership).
Ketiga, keterlibatan orang-orang di dalamnya atau manajemen sumber daya.
Keempat, pendekatan terhadap proses pendekatan yang sistematik pada manajemen.
Kelima, pembuatan keputusan yang faktual. Keenam, pendekatan nyata. Ketujuh,
hubungan saling menguntungkan dengan pemasok. Terakhir, peningkatan
berkesinambungan (continuos improvement).
Banyak manfaat yang dapat dirasakan
perusahaan atau organisasi lainnya dengan mengimplementasikan sistem manajemen
mutu menggunakan ISO 9001:2008 sebagai tools-nya. Pertama, meningkatkan
kepercayaan pelanggan dan semua stakeholder.
Kedua, adanya jaminan kualitas produk dan proses. Ketiga, meningkatkan produktivitas
perusahaan dan “market gain”. Keempat, meningkatkan motivasi, moral dan kinerja
karyawan. Kelima, sebagai alat analisa dengan kompetitor perusahaan. Keenam,
meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok. Ketujuh,
meningkatkan cost efficiency dan
keamanan produk. Kedelapan, meningkatkan komunikasi internal. Selanjutnya,
meningkatkan image positif
perusahaan. Kemudian, menjadikan sistem terdokumentasi. Terakhir, sebagai media
untuk pelatihan dan pendidikan.
Namun, untuk menerapkan sistem manajemen mutu, ada
dua hal yang harus dipegang, yaitu komitmen dan konsistensi. Sudah lumrah jika
di hampir semua organisasi, terkadang prosedur tidak dijalankan secara utuh dan
benar. Selain dapat menimbulkan perkeliruan, prosedur yang tidak lengkap dapat
merugikan organisasi maupun konsumen. Selain itu, organisasi akan sulit
melakukan proses dokumentasi terhadap sistem yang berlaku. Tidak sedikit
anggota organisasi atau perusahaan yang kemudian resisten terhadap penerapan
ISO 9001:2008. Alasannya, banyak orang menganggap ISO 9001:2008 sebagai
tambahan pekerjaan yang tidak penting atau mereka sudah terlalu nyaman dengan
kondisi sebelumnya. Inilah tantangan terberat dari penerapan ISO 9001:2008.
Maka, tugas pimpinan dan jajaran manajemen di dalam
organisasi untuk membuat penerapan ISO 9001:2008 dapat terlaksana dengan
lancar. Sebagai permulaan, setelah organisasi mendaftarkan diri untuk bergabung
dengan ISO 9001:2008, manajemen harus melakukan sosialisasi, komunikasi dan
konsolidasi dengan seluruh elemen yang ada di dalam organisasi. Tujuannya,
supaya anggota organisasi memahami pentingnya ISO terhadap kinerja mereka
sendiri dan mungkin pada remunerasi yang akan mereka terima jika kinerjanya
meningkat. Setelah itu, segeralah susun prosedur yang jelas untuk semua proses
bisnis dalam organisasi serta harus ada unit tersendiri yang khusus mengawal
implementasi sistem manajemen mutu dalam organisasi. Jangan lupa, perbanyak
pelatihan dan workshop terkait sistem
manajemen mutu bagi semua level anggota organisasi dengan menghadirkan
konsultan-konsultan terbaik. Jika hal ini sudah dilakukan, maka organisasi akan
siap jika suatu saat dilakukan audit baik audit mutu internal (AMI) maupun
audit mutu eksternal (AME).
Penulis : Patimah
No comments:
Post a Comment